Schnittstelle zwischen Seelsorge und Verwaltung

LIMBURG - Das Bistum Limburg befindet sich seit 2012 in einem Prozess der Neustrukturierung der bisherigen Pastoralen Räume, denen die Errichtung größerer Pfarreien folgt. Diese Pfarreien neuen Typs verändern die Arbeit der Pfarrbüros grundlegend. Mit dem "Handbuch des Zentralen Pfarrbüros im Bistum Limburg", das in einer Druckfassung diese Woche an die Pfarreien neuen Typs und die Pastoralen Räume, die bereits in der Phase der Neugründung sind, verschickt wird, wird den Zentralen Pfarrbüros eine neue Arbeitshilfe zur Verfügung gestellt. Herausgeber des Handbuches ist der Ständige Vertreter des Apostolischen Administrators Pfarrer Wolfgang Rösch.

Zielsetzung

Durch die Gründung der Pfarreien neuen Typs ändern sich auch die Anforderungen an die Arbeit der Pfarrbüros. Pfarrsekretärinnen, Pastorale Mitarbeiter und die Pfarrer müssen die Verwaltungsarbeit in den Pfarrbüros so gut organisieren, dass sie möglichst reibungslos funktioniert. "Die Arbeit der Pfarrbüros liegt an der Schnittstelle von Seelsorge und Verwaltung. Konkret bedeutet das: Ins Pfarrbüro kommen Menschen, die ein Anliegen haben. Sie kommen, um ihr Kind zur Taufe anzumelden, Katecheten wollen schnell etwas kopieren, ein Gemeindemitglied will eine Messintention bestellen. All´ das verlangt eine gute und reibungslose Kommunikation", so Annette Karthein, Projektleiterin vom Referat Einführung Zentrale Pfarrbüros. Ziel des Handbuches ist es, verbesserte Arbeitsabläufe anzustoßen, die Verwaltungsarbeit so effizient wie möglich zu strukturieren und zu organisieren und zu einer höheren Berufszufriedenheit der Pfarrsekretärinnen beizutragen, wie es im Vorwort zum Handbuch heißt.

Inhalte

Im Handbuch werden alle relevanten Arbeitsprozesse der pfarramtlichen Verwaltungstätigkeiten (Backoffice und Frontoffice) in Prozessbeschreibungen mit ihren anfallenden Schnittstellen dokumentiert. Neben den Prozessbeschreibungen werden Checklisten und Wissensdokumente, wie z.B. Benutzerhandbuch "Intentio", Handbuch Kasse im Pfarrbüro, Rahmenaktenplan für die Registratur in den Pfarreien neuen Typs, Handreichung für die Arbeit im Pfarrbüro etc. zur Verfügung gestellt.

Projektgruppe

Erarbeitet wurde das Handbuch zum Zentralen Pfarrbüro von Vertretern der Pfarreien (Pfarrsekretärinnen, Pastorale Mitarbeiter und Pfarrer) sowie verschiedenen Berufsgruppen und Abteilungen des Bischöflichen Ordinariates. Durch diese Kooperation wird die Praxistauglichkeit des Handbuches gewährleistet. Eine Gesamtfassung (ohne Anhänge/Wissenstexte) und alle einzelnen Bestandteile (mit Anhängen/Wissenstexten) steht hier zum<link file:24776 w05 leitfaden-das diözesannetzwerk im bistum> Download bereit.

Bezirksweise wurde seit 2012 mit der Realisierung der Pfarreien neuen Typs begonnen. Seit dem 1. Januar 2014 gibt es bereits 14 Pfarreien neuen Typs, zum 1. Januar 2015 kommen etwa zehn weitere dazu. (SFi)