Ein Buch für neue Wege

Zwischen Taufe, Dienstkalender und der Pfarrbüro-Kasse: Das Bischöfliche Ordinariat hat das neue „Handbuch der Zentralen Pfarrbüros im Bistum Limburg“, am Dienstag, 1. Dezember 2020, veröffentlicht. Generalvikar, Wolfgang Rösch, hat das Handbuch zusammen mit Projektleiterin Annette Karthein, Referentin für Einführung Zentraler Pfarrbüros, in digitaler Fassung herausgegeben. Die Diözese befindet sich seit 2012 in einem Prozess der Neustrukturierung der bisherigen Pastoralen Räume, denen die sogenannten Pfarreien neuen Typs folgen. Das Handbuch dient dabei zur Umsetzung und Bewältigung neuer Herausforderungen.

Eine Neuheit des digitalen Handbuchs 2020 ist die Arbeitsteilung. Dazu heißt es im Vorwort: „War früher eine Pfarrsekretärin für alle anfallenden Tätigkeiten in einem Büro zuständig, so wird heute arbeitsteilig in größeren Teams gearbeitet.“ Annette Karthein fügt hinzu: „In der Vergangenheit waren sie Generalistinnen, jetzt sind sie Spezialistinnen, die weniger aber dafür umfangreichere Arbeitsgebiete verantworten. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Arbeit im Pfarrbüro nicht mehr personenbezogen, sondern aufgabenbezogen ist.“ Die jeweiligen Arbeitsprozesse werden in einer Arbeitsfeldbeschreibung erklärt. Dabei sind beispielweise die Bereiche „Datenschutz- und Datenmanagement“ oder „Unterstützung Verwaltungsleitung“ hinzugekommen.

Mit der neuen Ausgabe gehe auch eine gewisse Verbindlichkeit einher, erklärt die Projektleiterin: „Neu ist, dass es nun eine verbindliche Struktur gibt. Vorher war das Handbuch eine Unterstützung und ein Angebot, jetzt ist es für jeden und jede verbindlich.“ Vor allem die Arbeit im Frontoffice sei von großer Bedeutung. „Dort melden sich Menschen, die manchmal seit 20 Jahren nichts mehr mit Kirche zu tun hatten, wenn eine Hochzeit oder Beerdigung ansteht. Das sind ganz wichtige Erstkontakte.“ Daher soll das Personal gut ausgebildet und vor allem auskunftsfähig sein. „Letztendlich sind sie ein stückweit die Visitenkarte der Pfarrei“, sagt Annette Karthein. Neue Stellen wie etwa der Posten der Bürokoordination sollen zur Umsetzung der Aufgabenbereiche beitragen.  

Die zweite Auflage des Handbuchs zum Zentralen Pfarrbüro wurde von einem achtköpfigen Team aus verschiedenen Berufsgruppen und Abteilungen des Bischöflichen Ordinariats erarbeitet. Mitgewirkt haben Pfarrsekretärinnen, Pastorale Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Pfarrer. Verschiedene Perspektiven mit einzubinden, sei dem Generalvikar und der Projektleitung wichtig gewesen.

Die Einführungsprozesse werden von Annette Karthein (a.karthein@bistumlimburg.de) begleitet, für die Qualitätssicherung ist Daniela Kunst von der Personalentwicklung (d.Kunst@bistumlimburg.de) zuständig. Seit September dieses Jahres gibt es das neue Referat für Qualitätssicherung Zentrale Pfarrbüros. Kunst unterstützt die Pfarrbüros, die Standards des Handbuchs umzusetzen.

Eine Gesamtfassung des digitalen Handbuchs 2020 steht hier zum Download bereit.